En primer lugar coordinar previamente con las personas convocadas un horario de inicio y de cierre para asegurarte que todos sepan el tiempo que demandará. Es aconsejable que armes un temario a tratar y lo compartas con los invitados, para que puedan proponer ajustes, para evitar que luego, en la reunión, surjan nuevos temas quitando el tiempo a los acordados.  Hay que llevar el temario impreso y con copia para todos los asistentes, así todos pueden seguir el orden del día. Si en la reunión se van a tratar temas vinculados a ciertos documentos, es importante que los reciban antes, de manera que puedan revisarlos y estar informados al momento de la reunión.