qué hacer y qué no hacer para las organizaciones que tienen un lugar de trabajo híbrido.

Con los efectos de la COVID-19 empezando a remitir, los empresarios y los empleados se preparan para otro cambio: el trabajo en un mercado post-pandémico. Muchas empresas se enfrentan a la decisión de continuar con el modelo de trabajo a distancia desarrollado durante la pandemia, incorporar a todos sus empleados al trabajo presencial a tiempo completo o desarrollar un nuevo modelo de trabajo híbrido, que ofrezca opciones de trabajo a distancia y presencial.

Nuestra investigación muestra que los trabajadores podrían estar listos para el fin del trabajo remoto a tiempo completo. Según nuestro estudio Randstad Workmonitor, el 78% de los trabajadores de todo el mundo está preparado para volver al lugar de trabajo, al menos a tiempo parcial. Aunque algunos de estos empleados no están precisamente preparados para volver a tiempo completo. De hecho, uno de cada tres cree que el modelo de trabajo híbrido es el mejor formato y casi uno de cada cuatro quiere un horario flexible.

Teniendo en cuenta estos factores, no debería sorprender que grandes empresas, como Microsoft, Google, Randstad Global y Ford Motors, ya estén invirtiendo en el trabajo híbrido.

¿Qué es un modelo de trabajo híbrido y cómo funcionará en tu empresa? En este artículo te compartimos más información sobre los modelos de trabajo híbridos y consejos para crear un lugar de trabajo híbrido productivo.

¿qué es un modelo de trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido incorpora aspectos de los modelos de trabajo en la oficina y a distancia. Puede funcionar de dos maneras diferentes. La opción más común es aquella en la que las empresas permiten a sus empleados trabajar algunos días desde casa y otros en la oficina. El segundo modelo de trabajo híbrido consiste en que algunos empleados pueden trabajar a distancia, mientras que otros deben mantener un horario de trabajo presencial.

Invertir en un modelo de trabajo híbrido tiene grandes ventajas, como por ejemplo:

• aumento de la productividad: Nuestra investigación muestra que el 34% de los empresarios admite que ha notado un aumento de la productividad de los trabajadores a distancia.
• mayor satisfacción de los empleados: Otras investigaciones muestran que el 35% de los empleados encuestados consideran que un modelo de trabajo híbrido es el formato de trabajo ideal.
• una mayor retención de talento: Exigir a los empleados que sólo trabajen en la oficina unos días a la semana puede atraer a los talentos que buscan una mayor flexibilidad en el trabajo, así como a los que no quieren un desplazamiento diario.

mejor preparación: Aunque los efectos del COVID-19 están empezando a remitir, el futuro sigue siendo incierto. Mantener un modelo de trabajo híbrido puede garantizar que tus empleados estén preparados para cualquier interrupción futura en el lugar de trabajo.

mejores prácticas para un lugar de trabajo híbrido: lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer

Si está pensando en implementar un modelo híbrido, es importante tener un plan desde el principio. Para ayudarte a empezar, hemos creado una lista de lo que debés y no debés hacer en relación con las mejores prácticas de trabajo híbrido.

qué hacer:

hacer: entender las necesidades de tus empleados

En general, los empleados de todo el mundo dieron un paso adelante e hicieron lo necesario para superar la pandemia. Aunque las cosas están volviendo poco a poco a la normalidad, muchos de los factores de estrés adicionales en el trabajo y la vida personal permanecen. Ciertamente, no se puede crear un modelo de trabajo que responda a las necesidades de todos los empleados, pero se puede tener una idea de los principales retos a los que se enfrentan los trabajadores.

Con este conocimiento, podés crear un modelo híbrido que promueva la productividad y la moral de los empleados, al tiempo que ayuda a tus trabajadores a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Es igualmente importante programar frecuentes revisiones con los trabajadores para supervisar el éxito o los puntos débiles del nuevo modelo de trabajo y realizar los ajustes necesarios.

hacer: establecer expectativas claras

Los estudios demuestran que los empleados quieren una mayor orientación en lo que respecta a las opciones de trabajo híbrido. Básicamente, quieren saber qué se espera de ellos. Según nuestro estudio Randstad Workmonitor, el 27% de los empleados quiere políticas más estrictas sobre los horarios de trabajo, mientras que el 24% busca protocolos más estrictos que impliquen tanto el trabajo remoto como el presencial.

Al crear nuevas políticas para el lugar de trabajo híbrido, es importante ser siempre claro y conciso. Los trabajadores deben entender cuáles son sus responsabilidades (horas de trabajo, obligaciones de comunicación, etc.) tanto si trabajan desde casa como en la oficina. También deben saber exactamente cómo se medirá su rendimiento y a quién deben dirigirse para las distintas cuestiones.

hacer: invertir en herramientas de comunicación

La comunicación es uno de los mayores retos del modelo de trabajo híbrido. Sin embargo, es fundamental asegurarse de que tanto los trabajadores en la oficina como los remotos están al día y en la misma página. De lo contrario, se arriesga la reputación de la empresa debido a la falta de comunicación.

Si tus trabajadores han estado a distancia desde la pandemia, es probable que ya hayas tenido que lidiar con múltiples problemas de comunicación. Afortunadamente, el avance de la tecnología en los últimos años ha supuesto el desarrollo de un gran número de herramientas de comunicación. Tomate el tiempo necesario para identificar los puntos débiles de la comunicación en tu empresa. Buscá opciones de comunicación alternativas que puedan ayudar a tu empresa a superar estos obstáculos.

hacer: reestructurar el entorno de la oficina

Un nuevo modelo de trabajo implica una nueva forma de trabajar que, a su vez, puede requerir un nuevo ambiente de trabajo. Pensá en la forma en que tus empleados trabajarán desde casa y en la oficina. Los días de trabajo en la oficina deben centrarse en la creación de equipos, la colaboración, las reuniones, las sesiones de brainstorming y la formación. Disponer de un espacio para que los equipos celebren este tipo de reuniones será muy importante en la transición de tu empresa a un modelo híbrido.

Esto no significa que tu empresa tenga que invertir en costosas renovaciones o trasladarse a una nueva ubicación. Sólo significa que tenés que reimaginar el lugar de trabajo. Por ejemplo, si tus empleados trabajan en jornadas alternativas, podés crear un espacio de oficina compartido y convertir las otras oficinas en salas de reuniones.

hacer: hacer de la seguridad una prioridad

Proporcionar herramientas de seguridad, como tapabocas y desinfectantes para las manos; aplicar procedimientos de prueba de COVID-19; promover el distanciamiento social; y permitir un horario flexible pueden ayudar a que sus empleados se sientan seguros en el lugar de trabajo.

¿Qué cosas no hacer?

no: poner toda la toma de decisiones en manos del empleado.

Puede parecer que el modelo ideal es dejar que cada empleado determine qué días quiere trabajar desde casa y qué días quiere ir al lugar de trabajo. A menos que estos empleados trabajen de forma independiente a sus compañeros, este tipo de acuerdo podría significar múltiples desafíos.

En primer lugar, la mayoría de los empleados van a elegir trabajar los lunes y/o viernes desde casa. Por lo tanto, si su objetivo es tener menos trabajadores en el lugar de trabajo en un día determinado, esto podría ser un reto importante. En segundo lugar, si los miembros del equipo tienen días libres alternativos, no será posible utilizar el lugar de trabajo para potenciar la innovación, la creatividad y la creación de equipos.

Un mejor modelo de trabajo híbrido es aquel en el que los líderes de equipo, junto con sus empleados, establecen los parámetros del trabajo a distancia. Se puede seguir ofreciendo cierta flexibilidad horaria, pero el modelo de trabajo a distancia funciona mejor si los horarios se fijan a nivel de equipo, área o empresa.

no: apresurarse a tomar decisiones permanentes

Es importante entender desde el principio que la creación de un modelo de trabajo híbrido lleva tiempo. Es muy probable que las políticas que pongas en marcha hoy tengan que modificarse en las próximas semanas y meses. De hecho, en última instancia, podría llevarte varios años desarrollar un lugar de trabajo híbrido que sea ideal para tu empresa. Estos cambios son aceptables porque esto sucede cuando se implementa cualquier nuevo proceso empresarial.

El único error que no tenés que cometer es prometer que estos nuevos acuerdos laborales son permanentes. En su lugar, haceles saber a tus empleados que el desarrollo de un modelo híbrido es un trabajo en curso y que la empresa evaluará su eficacia periódicamente e iniciará cambios si es necesario.

no: crear una fuerza de trabajo "nosotros contra ellos".

Otro problema que puede surgir rápidamente en un modelo de trabajo híbrido es el desarrollo de una mentalidad de "nosotros contra ellos". Este obstáculo es especialmente difícil cuando algunos empleados trabajan in situ a tiempo completo, mientras que otros lo hacen a distancia o incluso de forma híbrida. Muchos trabajadores están tan acostumbrados a trabajar in situ que puede ser difícil recordar que sus compañeros de trabajo externos no están ahí para escuchar todas las conversaciones o tener conocimiento de los acontecimientos que ocurren en el lugar de trabajo.

Es fundamental contar con garantías para que todos los trabajadores estén al día y tengan acceso a los materiales que necesitan cuando los necesitan. Por ejemplo, los jefes de equipo in situ pueden crear un memorando diario al final de la jornada que proporcione la información importante del día. Cuando se les responsabiliza de este paso de información, los empleados in situ harán un mayor esfuerzo por compartir toda la información pertinente.

no: permitir la sobrecarga digital

El agotamiento digital es real y puede afectar a la productividad. Una investigación reciente realizada por Microsoft mostró que el número de reuniones de equipo se duplicó de 2020 a 2021 y que estas reuniones tuvieron una duración de más del triple, pasando de sólo diez minutos en 2020 a una media de 35 a 45 minutos en 2021. También mostró un pico en el número de mensajes de chat y correos electrónicos enviados diariamente.

Para que el trabajo a distancia se convierta en una realidad efectiva, los empresarios deben afrontar el reto de frente. Algunas tácticas que pueden ayudar a aliviar el estrés son:

• animar a los dirigentes a que envíen a los empleados un orden del día antes de las reuniones para asegurarse de que sólo asisten las personas que tienen que estar allí
• Permitir a los trabajadores tener horarios de no molestar, para que puedan trabajar sin distracciones.
• instar a los empleados a ser más reflexivos en cuanto a quién y por qué envían correos electrónicos

no: centrarse en el trabajo y no en la diversión

Seguro escuchaste la frase "todo trabajo y nada de diversión hace que Jack sea un chico aburrido". Hay mucha certeza en eso. Los estudios demuestran que la falta de descansos a lo largo del día puede provocar bloqueos creativos y dificultar la innovación. Otros estudios revelan que los trabajadores que se toman descansos tienden a ser más productivos que los que no lo hacen.

Además, el 27% de los trabajadores afirmó que uno de los principales problemas del trabajo a distancia era la sensación de aislamiento. Tu empresa puede ayudar a aliviar esta sensación de aislamiento y, al mismo tiempo, estimular la creatividad organizando pausas sociales a lo largo del día tanto para los trabajadores presenciales como para los remotos. Considerá la posibilidad de realizar descansos, como pausas virtuales para el café, juegos de trivia a la hora del almuerzo e incluso un encuentro virtual después de las horas de trabajo.

principales conclusiones

• El 78% de la población activa mundial está dispuesta a volver al trabajo, al menos a tiempo parcial
• Más de uno de cada tres trabajadores quiere un horario de trabajo híbrido
• El 54% de los empleados encuestados ya puede mantener un horario de trabajo híbrido
• El 24% de los empleados quiere que los empleadores desarrollen políticas más estrictas en relación con el trabajo in situ y a distancia
• Los empresarios tienen que tomar la iniciativa en la creación de horarios de trabajo híbridos
• La creación de un nuevo entorno de trabajo que promueva la colaboración y la seguridad COVID es una necesidad
• Los empleadores pueden ayudar a evitar el agotamiento digital en el lugar de trabajo desarrollando prácticas significativas en el lugar de trabajo que limiten los puntos de contacto digitales

Para obtener más consejos sobre cómo desarrollar un modelo de trabajo híbrido eficaz que mejore la producción, la satisfacción laboral y los índices de retención, descargá nuestra guía para mejorar el compromiso de los empleados en un ambiente de trabajo híbrido.