seis consejos para hacer reuniones productivas.

¿Por qué las reuniones no son productivas? Muchos tienden a pensar que en la era de la tecnología y lo virtual, las reuniones cara a cara son una pérdida de tiempo y resultan improductivas.

No hay que perder de vista que el problema de la “improductividad” no conoce de formatos y aplica tanto a las reuniones cara a cara como a las virtuales. El problema real, dicen algunos, es que simplemente no se llevan a cabo como deberían para obtener los mejores resultados. 

Van aquí algunos consejos para que tus reuniones sean más productivas:

 ● Poner un objetivo concreto.  La meta de la reunión debe ser clara, concisa y debe poder alcanzarse en un lapso de media hora a cuarenta minutos. Una reunión extensa que no tiene un objetivo claro es una pérdida de tiempo. Por lo tanto, definir la conclusión o instancia a la que se quiere llegar, y que todos estén enterados de esa meta previamente, es un paso clave a la hora de tener una reunión productiva.



● Tener una agenda concreta.  Para conseguir un objetivo concreto necesitamos un camino visible. La agenda debe ser compartida en la reunión con los asistentes y debe mostrar los temas que tratará. El principal enemigo de las reuniones es la improvisación: si pensamos que todo se resolverá sobre la marcha, le estaremos abriendo la puerta a la dispersión segura.

 

● Contar con estrategias para redireccionar las interrupciones.  Los comentarios dispersos están al acecho en toda reunión. Sean pertinentes o no, son un riesgo constante en las interacciones con los integrantes de la mesa. Por eso, siempre es útil tener estrategias para redireccionar la reunión al cauce planificado sin desestimar las intervenciones de los demás. Listas con temas paralelos o recursos como “es una muy buena idea, deberíamos trabajarla cuando terminemos con esto” son de gran ayuda para que no se pierda de vista el camino trazado y el propósito principal de la reunión.



● El espacio importa (y mucho). El lugar donde se realiza la reunión debe ser tan cuidado como el resto de las cuestiones. Para lograr una máxima productividad, debe estar libre de elementos de distracción, como computadoras, celulares, tablets o televisores. ¿Cómo explicarles a los colaboradores que dejen sus dispositivos personales? Tal vez la mejor manera sea dando el ejemplo: cerrar la propia laptop, silenciar el celular y apartarlos de la mesa de trabajo frente a los asistentes les dará a todos la pauta de que, por un  rato, hay que concentrarse por completo en la reunión.



● Repasar lo acordado. Es muy importante reservar un mínimo de tiempo sobre el final para repasar las resoluciones tomadas, confirmar las tareas asignadas, y listar los próximos pasos.

¡A no echarle la culpa a la tecnología! Sin planificación y sin una idea clara de lo que se quiere lograr, las reuniones, ya sean por Skype, Hangouts o las analógicas “cara a cara”, serán una siempre una pérdida de tiempo.