lo que aprendimos sobre cómo funciona un lugar de trabajo híbrido.

No se puede negar que el impacto de COVID-19 en el lugar de trabajo obligó a muchos de nosotros a replantearnos nuestros modelos de trabajo actuales. Incluso, con muchos empleados que ya trabajaban a distancia, nuestra sede de Randstad en los Países Bajos tuvo que hacer la transición a un modelo de trabajo totalmente remoto. 

Cuando nuestras oficinas empezaron a reabrirse, quedó claro que el modelo de trabajo híbrido era el preferido por nuestros empleados. Este deseo de mayor flexibilidad coincide con los resultados de nuestra encuesta Workmonitor. Esta investigación muestra que uno de cada tres empleados cree que un modelo de trabajo híbrido es el acuerdo de trabajo más ideal. Además, casi uno de cada cuatro empleados desea un horario de trabajo flexible. 

En este punto, comenzamos el viaje de construir un lugar de trabajo híbrido que se alinea con nuestra cultura de empresa y permite a nuestros empleados dar lo mejor de sí mismos. Acá podrás encontrar las cosas que hemos aprendido hasta ahora.

centrarse en lo mejor del empleado

Como líder de RRHH en Randstad, me centro en crear un lugar de trabajo que le permita a todos los empleados dar lo mejor de sí mismos. Este principio fundamental se entrelaza con nuestra cultura de empresa y la creencia de que si todos damos lo mejor de nosotros mismos, esto contribuye a la satisfacción de los clientes, los candidatos y los empleados.

A lo largo de la pandemia, mantuvimos un fuerte enfoque en el "mejor yo" y seguiremos haciéndolo en la transición a un modelo híbrido. Somos conscientes de que este proceso no ocurrirá de la noche a la mañana y no es algo que podamos hacer sin obtener primero la opinión de nuestros empleados.

Una vez que comprendimos mejor las necesidades de nuestros empleados, pudimos tomar medidas para crear un entorno en el que pudieran dar lo mejor de sí mismos, ya fuera trabajando desde casa o en la oficina.

Por ejemplo, ajustamos nuestro paquete de compensación para incluir beneficios adicionales, como el reembolso de los suministros de la oficina en casa, la asignación de los gastos de Internet en casa y los precios de descuento en productos de bienestar, para aliviar algunas de las presiones de trabajar desde casa.

Por muy importante que sea el principio del "mejor yo", sólo es eficaz cuando las necesidades individuales de los empleados se alinean con el equipo y los resultados que queremos obtener como organización. De esta forma, la combinación de la mejor persona, el mejor equipo y los mejores resultados es lo que marca la diferencia.

Las encuestas a nuestros empleados revelan sistemáticamente una fuerte preferencia por las oportunidades de trabajo a distancia. En particular, hay una clara disparidad en el equilibrio hogar/oficina entre la sede central y las operaciones. El personal operativo trabaja predominantemente desde la oficina, mientras que el de la sede central prefiere el trabajo a distancia.

una organización del trabajo basada en la elección

Como organización que cree firmemente que las personas deben estar al volante de sus propias carreras y de su propia vitalidad, creemos que un enfoque a medida funciona mejor. Por ello, animamos a cada empleado a reflexionar sobre su función específica y a determinar qué responsabilidades debe asumir en la oficina y qué tareas puede seguir realizando a distancia. Los empleados también deben ser comprensivos con las necesidades de sus equipos y de la organización.

Además, al principio nos centramos en elaborar directrices para nuestros directivos. El objetivo de estas directrices es ayudarles a mantener conversaciones con sus equipos, complementando sus reuniones individuales rutinarias y las comprobaciones del rendimiento. A través de estas conversaciones, pueden acordar un horario que permita a cada empleado dar lo mejor de sí mismo y, al mismo tiempo, garantizar que el equipo también pueda trabajar al máximo rendimiento.

Asimismo, es crucial fomentar diálogos significativos no sólo entre los directivos y los miembros del equipo, sino también dentro de los propios equipos. Esto garantiza un buen equilibrio entre los esfuerzos de colaboración y las contribuciones individuales.

(sobre) comunicar

La necesidad de una comunicación coherente era aún más crucial al volver al lugar de trabajo. La pandemia generó mucho estrés entre los trabajadores y muchos expresaron ansiedad sobre cómo sería el futuro del trabajo. Descubrimos que la mejor manera de aliviar parte de este estrés era mantener a nuestros empleados lo más informados posible. 

Dado que la creación de un modelo híbrido es todavía un proceso en curso, a veces puede resultar difícil ofrecer una comunicación clara. Tuve que aprender que no pasa nada por no tener todas las respuestas. El factor clave es estar cerca de tu gente y ofrecer la mejor orientación posible en cada momento, aunque eso signifique decir: «Todavía estamos trabajando en ello».

la tecnología es imprescindible

El trabajo híbrido no es posible sin la tecnología adecuada. Afortunadamente, nos fue muy bien en lo que respecta a la tecnología. En pocas semanas, nuestra fábrica digital fue capaz de crear una herramienta de planificación digital para satisfacer nuestras necesidades de trabajo híbrido. Sin embargo, después del COVID, esta aplicación para el lugar de trabajo se ha vuelto más o menos redundante.

Lo que hemos observado es que los martes y los jueves son días de mucho trabajo en la oficina, pero los empleados se las arreglan entre ellos, con lo que los atascos relacionados con el espacio de trabajo o las zonas de reunión son mínimos. Los equipos han establecido acuerdos eficaces: delimitar cuándo es necesaria la interacción en persona y pasar sin problemas a soluciones digitales para el resto. Las herramientas de colaboración digital, como Google Meet, se han integrado en nuestro flujo de trabajo.

la importancia del tacto

Antes de la pandemia, los momentos de contacto eran una parte natural de la vida diaria en la oficina. Era probable que nos encontráramos con compañeros simplemente caminando por el pasillo, que almorzamos en el comedor de la empresa y que mantuviéramos reuniones improvisadas en la oficina o que fuéramos a otra oficina de Randstad.

Hoy en día, hay una gran diferencia. En su lugar, debemos hacer un esfuerzo consciente para mantenernos conectados y crear momentos de contacto con nuestros colegas. Estos momentos de contacto no deben ser sólo de negocios, sino que también deben incluir formas divertidas para que los colegas interactúen.

Pronto vamos a animar a nuestros empleados a que provoquen más momentos de contacto con compañeros de trabajo de todo el mundo. Pediremos a dos empleados que se conecten, tanto desde una perspectiva personal como profesional. Sobre la base de esa conversación, cada empleado recomienda a un colega con el que el otro debería conectar a continuación. Este proceso continúa después de cada reunión para crear una cadena de momentos de contacto.

rediseñar la oficina para un modelo híbrido

Nos dimos cuenta de que tendríamos que transformar nuestro espacio de oficina para satisfacer las nuevas demandas de un modelo híbrido. Cuando pedimos a nuestros empleados que piensen en dónde pueden realizar mejor sus tareas, esperamos que utilicen su oficina en casa para realizar tareas que requieran una concentración ininterrumpida, como completar una presentación, y la oficina de Randstad para conectarse y colaborar.

Para esto, hemos creado varios espacios de colaboración en cada oficina, así como zonas específicas con pantallas y pizarras para que los equipos trabajen en sus proyectos. Los empleados también tienen acceso al comedor de la empresa para reunirse. Por supuesto, hemos mantenido muchos espacios de trabajo individuales para que nuestros empleados los utilicen entre reuniones.

Este nuevo diseño de la oficina también contribuye a reforzar nuestra cultura de empresa al crear un espacio para facilitar los momentos de contacto.

experimentar - aprender - ajustar

Los lineamientos gubernamentales cambian regularmente, no sólo aquí en los Países Bajos, sino en todo el mundo. He descubierto que tenemos que aceptar el hecho de que hay mucha incertidumbre. Debido a este factor, tenemos que ser lo suficientemente ágiles para adaptarnos rápida y eficazmente.

La creación de un lugar de trabajo híbrido no se va a producir de la noche a la mañana. Más bien, es un proceso continuo y lo será durante algún tiempo. Está bien tener un periodo en el que las cosas estén menos claras si estamos trabajando para desarrollar el modelo de trabajo óptimo.

Para hacerlo realidad, debemos experimentar con diferentes formatos, volver a reunir al equipo para discutir lo que ha funcionado y lo que no, y ajustarlo si es necesario. Este proceso nos da espacio para crecer y tiempo para construir un lugar de trabajo híbrido en el que el “mejor yo”, el mejor equipo y los mejores resultados estén alineados.

Esta es la versión actualizada de un artículo publicado el 24 de octubre de 2022.