cómo establecer un proceso eficaz de verificación de referencias.

Aunque muchas empresas tratan la verificación de referencias como una simple formalidad, vale la pena tomarse este proceso en serio. Dado el alto coste que supone contratar personal y el impacto negativo que puede tener una mala contratación, es esencial obtener la mayor cantidad de información posible sobre los candidatos durante la evaluación pre-empleo. Incluso si solo uno de cada 50 candidatos es descartado del proceso de contratación debido a una referencia negativa, verá el retorno de la inversión de tiempo que ha dedicado a la verificación de referencias de todos ellos.

Para obtener los mejores resultados, debe considerar la verificación de referencias como algo más que la validación de currículos. En este artículo, abordaré los aspectos básicos del proceso de verificación de referencias y explicaré algunas prácticas recomendadas clave que debe adoptar antes, durante y después de la verificación de las referencias de un candidato.

antes de la verificación de referencias: cómo prepararse.

notifique al candidato antes de la verificación de sus referencias

Esto será algo natural si el candidato no proporciona referencias en su solicitud. Se le notificará cuando solicite los datos de las referencias.

Sin embargo, si ya dispone de los datos de contacto de las referencias en la solicitud del candidato, debe informarle de que va a comenzar la verificación de referencias. Las normativas de privacidad, como el RGPD, establecen que los empleadores tienen un «interés legítimo» en tratar los datos de los candidatos durante el proceso de contratación, por lo que no es necesario el consentimiento del candidato y, debido al desequilibrio de poder entre el empleador y el aspirante al puesto, es posible que ni siquiera el consentimiento explícito sea suficiente para cumplir con la normativa.

No obstante, si tiene intención de almacenar los datos, por ejemplo, para mantener al candidato en su base de datos para futuras oportunidades de empleo, se le debe notificar al candidato. Para mejorar el cumplimiento, considere la posibilidad de añadir información sobre su proceso de verificación de referencias a su política de privacidad. Como siempre, consulte a los expertos para asegurarse de que su proceso de verificación de referencias cumple plenamente con la normativa pertinente.

Más allá de los requisitos legales, notificar al candidato antes de la verificación de referencias también crea una sensación de confianza y respeto y hace que la relación entre usted y el posible nuevo empleado comience con buen pie.

asegúrese de que una de las referencias sea un antiguo superior

Obtener información de antiguos compañeros de trabajo, especialmente si han trabajado juntos estrechamente, puede ser muy valioso. Es probable que estos compañeros tengan una visión valiosa de los puntos fuertes y las cualidades del candidato que un jefe podría no tener. 

Sin embargo, en última instancia, el responsable de evaluar el rendimiento es el jefe, que puede aportar la mejor información sobre cómo es el candidato como empleado, y no solo como compañero de trabajo. Algo menos de una cuarta parte del 76 % de los empleados del Reino Unido que proporcionaron referencias a un empleador afirman que estas nunca se comprobaron, posiblemente porque el empleador no vio la utilidad de hacerlo. Al ponerse en contacto con un antiguo superior, es mucho más probable que obtenga información valiosa que marque la diferencia en su decisión de contratación.

Los antiguos jefes también son los más indicados para verificar las afirmaciones del candidato. Al realizar la verificación de referencias, debe partir de la base de que el candidato dice la verdad, pero es un hecho que tres cuartas partes de los profesionales de Rrhh han detectado alguna mentira en una solicitud de empleo. A la hora de confirmar los proyectos en los que ha participado un candidato o sus contribuciones a su antiguo lugar de trabajo, los jefes son los que mejor lo saben. 

no olvide consultar sus «referencias internas»

En las grandes empresas, suele haber varias personas involucradas en el proceso de contratación. No todas ellas participan en las entrevistas, pero es posible que hayan conocido al candidato en un entorno más informal. Cuando intente formarse una opinión sobre el candidato, no olvide pedir la opinión de estos compañeros. Es posible que puedan aportar información y nuevas perspectivas basadas en sus propios departamentos o funciones laborales.

Antes de comprometerse a contratar a alguien, obtener este Feedback interno puede garantizar que el nuevo empleado encaje en la cultura y los valores de la empresa.

decida cómo realizar su llamada de referencia: ¿por correo electrónico, teléfono o videollamada?

Existe una amplia gama de soluciones en el mercado que agilizan el proceso de verificación de referencias con correos electrónicos automatizados. Estas herramientas de Software de Verificaciones Laborales envían solicitudes y almacenan comentarios automáticamente sin necesidad de un Verificador de Referencias Laborales humano. Las grandes empresas con un flujo constante de nuevas contrataciones pueden reducir considerablemente la carga administrativa utilizando herramientas como estas. Sin embargo, el correo electrónico no puede proporcionar la profundidad de una conversación «en vivo» realizada por teléfono, en una videollamada o en persona. Una llamada telefónica o videollamada es el mejor medio para puestos de alto nivel en funciones muy críticas. 

durante la verificación de referencias

¿cuánto tiempo dura una verificación de referencias??

El proceso de verificación de referencias puede llevar una o dos semanas, dependiendo del número de referencias y del tiempo que tarden en responder. La duración de las verificaciones de referencias, ya sean por teléfono o por videollamada, también variará. Si desea hacer algo más que simplemente confirmar el historial laboral del candidato, debe reservar algo de tiempo. Sin embargo, la conversación no debe ser tan larga que le resulte difícil consultar sus notas o que la persona de referencia tenga dificultades para encontrar tiempo. Una buena regla general es reservar una hora y terminar antes si obtiene respuestas a todas sus preguntas antes.

proporcione una descripción precisa del puesto

No se lance directamente a hacer preguntas. Una vez que haya confirmado que está hablando con la persona adecuada, facilítele información sobre el puesto que está contratando y las funciones que desempeñará el candidato. Esto ayudará a la persona de referencia a adaptar su información a sus necesidades. También es esencial para obtener una opinión precisa. Aunque el candidato fuera un empleado estrella en su puesto anterior, no tiene por qué ser la mejor opción para el puesto que está contratando.

esté atento a las «señales de alarma»

En la mayoría de las verificaciones de referencias, la persona de referencia dará una opinión positiva. Si los propios candidatos la han elegido, es dudoso que haga críticas severas. Sin embargo, preste atención durante la conversación a los pequeños detalles que puedan insinuar algo negativo. Si resultan ser algo significativo, corre el riesgo de contratar a una persona inadecuada. Sin embargo, las «señales de alarma» no deben descalificar por completo al candidato. En su lugar, tome nota y haga un seguimiento directamente con el candidato. Las encuestas realizadas a altos directivos en Estados Unidos muestran que alrededor del 34 % de los candidatos son descartados tras la verificación de referencias, así que manténgase alerta ante cualquier información que pueda hacerlos menos atractivos como candidatos.

después de la verificación de referencias

compare los resultados de la verificación de referencias y las entrevistas

Combine los resultados de todas las verificaciones de referencias y las principales conclusiones de las entrevistas con el candidato. Intente obtener una visión general del candidato y busque patrones. ¿Ve que se repiten las mismas cosas varias veces? Si es así, podría valer la pena hacer un seguimiento con el candidato en una entrevista adicional, especialmente si se pueden considerar negativas.

tome una decisión de contratación

Los candidatos saben que la verificación de referencias suele ser la última etapa del proceso de contratación antes de que se les haga una oferta de trabajo. Por lo tanto, una vez que haya realizado la verificación de sus referencias, esperarán su respuesta. Ahórreles algo de estrés y cause una buena impresión respondiéndoles lo antes posible. Hacerles esperar mucho tiempo o no responderles es no solo una falta de educación, sino que también daña gravemente la marca empleadora. 

mejore su proceso de contratación con nuestra lista de verificación de referencias

Este artículo debería haberle proporcionado un marco básico para un buen proceso de verificación de referencias, pero si desea más detalles, no dude en descargar nuestra lista de verificación en Excel. En ella se recogen los pasos clave que hay que seguir a lo largo del proceso y facilita la delegación y el seguimiento del progreso de las tareas individuales de verificación de referencias. Échele un vistazo y no dude en adaptarla a las necesidades específicas de su empresa.